Clarialvis Vargas
V-26.555.934
Hoja de Trabajo
Es un documento extra-contable, que utilizan los contadores y administradores para determinar, antes de registrar en los Libros de Contabilidad, los asientos de aquellas cuentas que deben ser ajustadas, así como el costo de las mercancías vendidas y utilidad o pérdida del Ejercicio, información ésta que nos servirá de base para realizar los asientos de cierre.Además, con la información que nos presenta la Hoja de trabajo, preparamos los Estados Financieros clasificados sin ninguna dificultad. Por otra parte, la hoja esta conformadas por una serie de columnas: Balance de Comprobación, Entrada de ajuste, Balance Ajustado, Costo de Venta; Ganancias y Pérdidas y Balance General, la cual permite clasificar todas las cuentas: Reales y Nominales.
Los asientos de ajuste permiten determinar:
- El Costo de las mercancías vendidas.
- La utilidad o Pérdida del Ejercicio Económico.
- La preparación de los Estados Financieros.
Importancia de la Hoja de Trabajo
En la mayoría de las empresas, y en especial en las grandes y de tipo medio, las cuentas utilizadas para el registro de sus operaciones son muy numerosas, lo cual dificulta cumplir, en forma satisfactoria, el Ajuste de aquéllas cuentas que lo requieren, así como realizar la formulación de los asientos de cierre y preparación de los Estados Financieros. Estas dificultades son salvadas por los contadores con la utilización de la Hoja de Trabajo, al reflejar en el Balance de Comprobación todos los saldos de las cuentas utilizadas por la empresa, para registrar las operaciones .realizadas durante el Ejercicio Económico. Por ello podemos afirmar que la Hoja de Trabajo es el documento extra-contable que nos permite conocer los resultados de las operaciones realizadas por la empresa, así como su situación económico-financiera, antes de haberlos registrado en los libros de Contabilidad.
Advertimos que la Hoja de Trabajo no es un documento para uso de los propietarios o administradores de las empresas, sólo es un medio que utiliza el Contador y Administrador para su propia conveniencia y la misma, generalmente, se prepara a lápiz.
Características de la Hoja de Trabajo
La hoja de trabajo presenta las siguientes características:
- La Doble Columna del Balance de Comprobación
La primera doble columna que encontramos en la Hoja de Trabajo da cabida al Balance de Comprobación, el cual se forma trasladando los saldos de las cuentas del Mayor a la citada doble columna, de acuerdo al tipo de saldos, deudor o acreedor.
- La Doble Columna para las Entradas de Ajustes
La siguiente doble columna corresponde al registro de los diferentes ajustes de las cuentas que así lo requieran, a fin de reflejar la verdadera situación de dichas cuentas.
- La Doble Columna del Balance Ajustado
La siguiente doble columna da cabida a la presentación del Balance Ajustado que no es más que el anterior Balance de Comprobación pero con sus cuentas ajustadas a la realidad económica del momento.
- La Doble Columna del Costo de Ventas
La doble columna siguiente corresponde a la determinación del Costo de Ventas, la cual recibe los saldos de todas las cuentas que concurren a determinar el Costo mencionado, basándose en la siguiente fórmula: Costo de ventas = Inventario de mercancías al comienzo del período + las compras- devoluciones y rebajas en compras - Inventario al final del período.
- La Doble Columna de Ganancias y Pérdidas
En esta doble columna se van a registrar todos los montos de las Cuentas Nominales que no hayan dejado sus saldos en las columnas del Costo de Ventas, a excepción de la Cuenta de Costo de Venta que constituye un Egreso, a fin de determinar la Ganancia o Pérdida del Ejercicio Económico que estamos realizando.
- La Doble Columna del Balance General
Esta doble columna estará constituida por todos los saldos de las cuentas reales; de las cuales como es lógico no se han registrado los saldos en las columnas del Costo de Ventas n¡ en el de Ganancias y Pérdidas; a excepción de la Cuenta Inventario Final, la cual fue utilizada únicamente para determinar el Costo de Ventas y la Utilidad ó Pérdida del Ejercicio.
Ajustes en la Hoja de Trabajo
Hemos dicho que la importancia que tiene la Hoja de Trabajo es la de permitir el Ajuste de aquellas cuentas que lo requieran. Pues bien, al tenerla a la vista, con todas las cuentas que integran el Balance de Comprobación, nos permite recordar muchos de los ajustes que deben efectuarse Por ejemplo, al ver la cuenta de Equipo de Reparto, hay que recordar que debemos registrar el gasto de Depreciación, revisar si hemos pagado los impuestos correspondientes a los trimestres, placas de los vehículos que componen el equipo de reparto, etc.
Cuando expresamos que la hoja de trabajo nos permite cumplir sin dificultad y en forma satisfactoria, el ajuste de las cuentas, no sólo nos referimos al aspecto mecánico o procedimental, sino también al hecho de que la sola inspección visual de cada una de las cuentas que integran el Balance de Comprobación, antes de proceder al cierre del Ejercicio, nos indica que los ajustes que debemos efectuar.
Fines de la Hoja de Trabajo
A través de la hoja de trabajo se realiza todo el proceso de elaboración de los estados financieros, desde la emisión del balance de comprobación preliminar hasta la presentación de las cifras definitivas. Una hoja de trabajo consiste en una hoja de contabilidad con varias columnas, las cuales contienen encabezados que tienen un objetivo específico por cada columna. Estas columnas son las siguientes:
- Balance de comprobación preliminar.
- Ajustes.
- Balance de comprobación ajustado.
- Costo de ventas.
- Ganancias y pérdidas.
- Balance general.
Las hojas de trabajo con el actual grado de desarrollo tecnológico son llevadas a través de poderosos programas de hojas de cálculo. El último proceso que se efectúa en los libros de una compañía, es el correspondiente al cierre de los libros, el cual consiste en transferir el resultado neto de un período a través de las cuentas nominales a las utilidades no distribuidas. Los registros contables de cierre son los siguientes:
Cierre de las cuentas que aumentan el costo de ventas y cierre del inventario inicial.
Registro del inventario final y cierre de las cuentas que disminuyen el costo de ventas.
- Cierre de la cuenta de costo de ventas.
- Cierre de las cuentas relacionadas con los ingresos.
- Cierre de las cuentas de gastos.
- Creación del pasivo por impuesto sobre la renta.
- Registro de la reserva legal.
- Transferencia de la utilidad o pérdida del ejercicio.
- Una vez concluida la hoja de trabajo se procede a:
Cierre de Libros
Denominamos cierre de libros, la acción mediante la cual se registra, en los libros de Contabilidad, al final de cada Ejercicio Económico, el traslado de los saldos de las cuentas nominales de Ingresos y Gastos, a la cuenta de Ganancias y Pérdidas, y luego el saldo de ésta a la cuenta de utilidad del Ejercicio en las sociedades de personas, o a superávit ganado, en las sociedades de capital. Para realizar el cierre del libro partimos de la información reflejada en la Hoja de Trabajo y la dividiremos en tres etapas:
- Registro de los Asientos de Ajuste
- Registro del Costo de Ventas y cierre de las cuentas que intervienen en su cálculo
- Registro del resultado del Ejercicio Económico y cierre de las cuentas nominales de Ingresos y Gastos.
Registro de los Asientos de Ajustes
Antes de proceder a cerrar las cuentas nominales de un Ejercicio Económico, es necesario registrar en los libros de Contabilidad los Asientos de Ajustes de aquellas cuentas que así" lo requieran. Esta información es suministrada por la doble columna de Entradas de Ajuste, de la Hoja de Trabajo. A tal efecto, procederemos a cargarle a las cuentas los importes monetarios que figuran marcados con números en la columna del Debe, de la Hoja de Trabajo, con abono a las cuentas cuyos importes aparecen marcados bajo el mismo número anterior, en esta forma se van registrando, en el mismo orden numérico en que se encuentran en las columnas de Entradas de Ajuste que figuran en ella. Al finalizar este proceso hemos cumplido con el registro de los Asientos de Ajuste.
Registro del Costo de Venta y Cierre de las Cuentas que Intervienen en su Calculo
Para proceder a registrar el Costo de Ventas y el cierre de sus cuentas, partimos de la información contenida en las dobles columnas de Costo de Ventas mediante dos asientos.
Se carga a Costo de Ventas el total de la suma de las cuentas que aparecen el Haber, abonando a esta última columna, los montos correspondientes por cada cuenta.
Se cargan las cuentas por su valor individual correspondiente con el total que aparece en la columna del Haber, abonando a Costo de Ventas, el monto de dicha cuenta.
En esta forma, al pasar al Mayor los Asientos antes mencionados, se observa que todas las cuentas que intervienen quedan cerradas y que el Saldo de la misma, corresponde al que figura en la Hoja de Trabajo, como tal, es decir representa el importe pagado por la empresa por la mercancía que vendió.
Registro del Resultado del Ejercicio Económico y Cierre de las Cuentas Nominales de Egresos y Gastos
Para registrar en los libros de Contabilidad el resultado de las operaciones realizadas por la empresa y cerrar las cuentas de Ingresos y Gastos, nos valdremos de los siguientes tres Asientos:
- Partiendo de la información contenida en la columna de Egresos o Gastos, de Ganancias y Pérdidas de la Hoja de Trabajo, cargamos a esta cuenta et monto de la suma de esa columna, con abono a las cuentas cuyos montos figuran allí.
- Este segundo Asiento consiste en cargar a las cuentas que figuran en la columna de ingresos de Ganancias y Pérdidas, sus correspondientes montos, con abono a la cuenta de Ganancias y Pérdidas por el monto de la suma de la columna.
- El tercer y último Asiento consiste en cerrar la cuenta de Ganancias y Pérdidas, para lo cual toma la información suministrada por la Hoja de Trabajo, bajo el rubro de Utilidad del Ejercicio antes de los impuestos, o pérdida del Ejercicio. A tal efecto, si se trata de utilidad, dicho monto debe aparecer debajo de la suma de la columna de Egresos y Gastos y en tal caso el Asiento sería cargarle a Ganancias y Pérdidas, con abono a Utilidad del Ejercicio, el mencionado monto.
Por el contrario, si se trata de una pérdida, el monto aparecerá debajo de la suma de la columna de Ingresos bajo la denominación Pérdida del Ejercicio el Asiento sería con cargo a la cuenta Pérdida del Ejercicio, con abono a Ganancia y Pérdidas.
Después de pasar todos estos Asientos al Mayor Principal, observamos que todas tas cuentas nominales de Ingresos y Gastos aparecerán cerradas, y únicamente nos quedan con saldos las cuentas reales y la utilidad o pérdida del Ejercicio hasta tanto ésta sea trasladada a la cuenta de los propietarios, para lo cual, el Asiento sería, cuando hay utilidad, cargarle a las cuentas de Utilidad del Ejercicio y abonarle a las cuentas de los propietarios, en el caso de sociedades de personas. Pero cuando se trata de sociedades de capital, el abono será a la cuenta de Superávit Ganado o si lo que hubo fue pérdida, los Asientos serían en sentido contrario, es decir, cargarle a las cuentas de los propietarios o de Superávit Ganado (sociedades de personas o de capital) con abono a Pérdida del Ejercicio.
Finalidad de los Ajustes
¿Que es el Ajuste?
El ajuste en Contabilidad es la regulación o saneamiento del saldo de una cuenta. El ajuste se practica para eliminar errores, corregir irregularidades, llevar el saldo de una cuenta a su saldo real, asegurar la exactitud del mismo. Toda cuenta está sujeta a uno o varios ajustes, para asegurar su veraz y adecuado saldo y su correcta información.
De allí la importancia que tienen el proceso de ajuste ames del cierre del ejercicio contable para asegurar:
El cumplimiento del convencionalismo contable "Aplicación en el tiempo''.
Llevar los saldos de las distintas cuentas a su valor real, correcto y verdadero.
Cumplir con el principal objetivo de la Contabilidad, proporcionar información y ejercer control.
Ofrecer las principales herramientas a la administración de la empresa en el proceso de la toma de decisiones y el trazado de políticas.
Diferentes Tipos de Ajustes
El grupo de cuernas mas propicio a sufrir ajustes son:
- Fáltante en Caja Chica
- Sobrante en Caja Chica
- Gastos Pagados por Anticipados
- Provisión para Cuentas Incobrables
- Cargos Diferidos
- Las depreciaciones
- Las amortizaciones
- Créditos diferidos
Entonces, la hoja de trabajo es un resumen realizado por el administrador, a fin de estar sobreseguro y hacer los análisis previstos para el cierre de los libros, mediante éste borrador logramos un bosquejo anticipado de los asientos de ajuste del cálculo del Costo de Venta, del Estado de ganancias y Pérdidas y del Balance General.
Las Columnas de la Hoja de trabajo son:
Columnas 1 y 2= Balance de Comprobación
Columnas 3 y 4= Asiento de Ajuste (Debe y Haber)
Columnas 5y 6= Balance de Comprobación Ajustado ( Debe y Haber)
Columnas 7 y 8 = Costo de Venta (Debe y Haber)
Columnas 9 y 10= Ganancias y Pérdidas (Egresos e Ingresos)
Columnas 11 y 12= Balance General= Activos(Debe), Pasivo (Haber) y Capital (Haber)
Ejemplo
La empresa La Favorita le presenta al cierre del ejercicio económico del año 2013 las cuentas del Libro Mayor para que usted proceda a realizar la hoja de trabajo y los ajustes respectivos, con la finalidad de determinar la ganancia de la empresa.
CAJA
|
3.560,00
|
EFECTOS POR PAGAR
|
227.381,67
|
BANCO
|
125.360,85
|
SUELDOS Y SALARIOS
|
456.352,45
|
CUENTAS POR COBRAR
|
365.896,35
|
DEVOLUCIÓN EN VENTAS
|
65.896,35
|
MERCANCÍA
|
125.640,25
|
GASTOS DE AGUA
|
1.563,00
|
CUENTAS POR PAGAR
|
275.980,21
|
ALQUILER PAGADO POR ANTICIPADO
|
86.500,00
|
MOBILIARIO
|
895.632,10
|
MAQUINARIA
|
698.780,00
|
COMPRAS
|
978.685,35
|
DEPRECIACIÓN ACUMULADA MOBILIARIO
|
67.172,41
|
VENTAS
|
1.835.679,56
|
GASTOS DE TRANSPORTE
|
12.563,00
|
DESCUENTOS EN VENTAS
|
36.596,36
|
HIPOTECA POR PAGAR
|
365.489,00
|
DESCUENTOS EN COMPRAS
|
25.698,75
|
CAPITAL
|
1.000.000,00
|
FLETES EN COMPRAS
|
65.987,56
|
DEPRECIACIÓN ACUMULADA MAQUINARIA
|
46.585,33
|
SEGURO PAGADO POR ANTICIPADO
|
12.000,00
|
SUPERAVIT
|
95.365,00
|
ARTÍCULOS DE ESCRITORIO
|
10.750,56
|
RESERVA LEGAL
|
4.768,25
|
GASTO DE LUZ
|
2.356,00
|
Información Adicional:
La depreciación de la Maquinaria y el Mobiliario es del 10% anual
|
El Seguro fue contratado el 01/06/2013 por un año
|
El alquiler fue pagado por un año desde el 01/04/2013
|
Al realizar el conteo físico de los artículos de oficina se determinó que solo quedan en existencia 2.150,11
|
El inventario final de mercancía es de 468.125,26
|
- SOLUCIÓN:
| EMPRESA: LA FAVORITA | ||||||||||||||
| PERIODO 31/12/2013 | ||||||||||||||
| DESCRIPCIÓN | BALANCE DE COMPROBACIÓN | AJUSTE | SALDOS AJUSTADOS | COSTO DE VENTAS | GANANCIAS Y PERDIDAS | BALANCE GENERAL | ||||||||
| DEBE | HABER | DEBE | HABER | DEBE | HABER | DEBE | HABER | DEBE | HABER | DEBE | HABER | |||
| CAJA | 3.560,00 | 3.560,00 | 0,00 | 3.560,00 | ||||||||||
| BANCO | 125.360,85 | 125.360,85 | 0,00 | 125.360,85 | ||||||||||
| CUENTAS POR COBRAR | 365.896,35 | 365.896,35 | 0,00 | 365.896,35 | ||||||||||
| MERCANCÍA | 125.640,25 | 125.640,25 | 0,00 | 125.640,25 | 468.125,26 | |||||||||
| CUENTAS POR PAGAR | 275.980,21 | 0,00 | 275.980,21 | 275980,21 | ||||||||||
| MOBILIARIO | 895.632,10 | 895.632,10 | 0,00 | 895.632,10 | ||||||||||
| COMPRAS | 978.685,35 | 978.685,35 | 0,00 | 978.685,35 | ||||||||||
| VENTAS | 1.835.679,56 | 0,00 | 1.835.679,56 | 1.835.679,56 | ||||||||||
| DESCUENTOS EN VENTAS | 36.596,36 | 36.596,36 | 0,00 | 36.596,36 | ||||||||||
| DESCUENTOS EN COMPRAS | 25.698,75 | 0,00 | 25.698,75 | 25.698,75 | ||||||||||
| FLETES EN COMPRAS | 65.987,56 | 65.987,56 | 0,00 | 65.987,56 | ||||||||||
| SEGUROS PAGADOS POR ANTICIPADO | 12.000,00 | 6.000,00 | 6.000,00 | 0,00 | 6.000,00 | |||||||||
| ARTÍCULOS DE ESCRITORIO | 10.750,56 | 8.600,45 | 2.150,11 | 0,00 | 2.150,11 | |||||||||
| GASTOS DE LUZ | 2.356,00 | 2.356,00 | 0,00 | 2.356,00 | ||||||||||
| EFECTOS POR PAGAR | 227.381,67 | 0,00 | 227.381,67 | 227381,67 | ||||||||||
| SUELDOS Y SALARIOS | 456.352,45 | 456.352,45 | 0,00 | 456.352,45 | ||||||||||
| DEVOLUCIÓN EN VENTAS | 65.896,35 | 65.896,35 | 0,00 | 65.896,35 | ||||||||||
| GASTOS DE AGUA | 1.563,00 | 1.563,00 | 0,00 | 1.563,00 | ||||||||||
| ALQUILER PAGADOS POR ANTICIPADO | 86.500,00 | 64.875,00 | 21.625,00 | 0,00 | 21.625,00 | |||||||||
| MAQUINARIA | 698.780,00 | 698.780,00 | 0,00 | 698.780,00 | ||||||||||
| DEPREC ACUM MOBILIARIO | 67.172,41 | 89.563,21 | 156.735,62 | 156735,62 | ||||||||||
| GASTOS DE TRANSPORTE | 12.563,00 | 12.563,00 | 0,00 | 12.563,00 | ||||||||||
| HIPOTECA POR PAGAR | 365.489,00 | 0,00 | 365.489,00 | 365489 | ||||||||||
| CAPITAL | 1.000.000,00 | 0,00 | 1.000.000,00 | 1000000 | ||||||||||
| DEPREC ACUM MAQUINARIA | 46.585,33 | 69.878,00 | 116.463,33 | 116463,33 | ||||||||||
| SUPERAVIT | 95.365,00 | 0,00 | 95.365,00 | 95365 | ||||||||||
| RESERVA LEGAL | 4.768,25 | 0,00 | 4.768,25 | 4768,25 | ||||||||||
| TOTAL BALANCE DE COMPROBACIÓN | 3.944.120,18 | 3.944.120,18 | ||||||||||||
| GASTOS DEPREC ACUM MAQUINARIA | 69.878,00 | 69.878,00 | 0,00 | 69.878,00 | ||||||||||
| GASTOS DEPREC ACUM MOBILIARIO | 89.563,21 | 89.563,21 | 0,00 | 89.563,21 | ||||||||||
| GASTOS DE SEGURO | 6.000,00 | 6.000,00 | 0,00 | 6.000,00 | ||||||||||
| GASTOS DE ALQUILER | 64.875,00 | 64.875,00 | 0,00 | 64.875,00 | ||||||||||
| GASTOS ARTÍCULOS DE ESCRITORIO | 8.600,45 | 8.600,45 | 0,00 | 8.600,45 | ||||||||||
| TOTAL AJUSTES | 238.916,66 | 238.916,66 | ||||||||||||
| TOTAL BALANCE AJUSTADO | 4.103.561,39 | 4.103.561,39 | ||||||||||||
| INVENTARIO FINAL | 468.125,26 | |||||||||||||
| TOTAL SALDOS | ||||||||||||||
| COSTOS DE VENTAS | 1.170.313,16 | 493.824,01 | ||||||||||||
| TOTAL COSTO DE VENTAS | 676.489,15 | 676.489,15 | ||||||||||||
| TOTAL SALDOS | 1.170.313,16 | 1.170.313,16 | 1.492.883,08 | 1.835.679,56 | ||||||||||
| GANANCIA DEL EJERCICIO | 342.796,48 | 342796,48 | ||||||||||||
| 1.835.679,56 | 1.835.679,56 | |||||||||||||
| TOTAL BALANCE AL CIERRE | ||||||||||||||
| 2.584.979,56 | 2.584.979,56 | |||||||||||||
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